Pour réduire d’éventuels problèmes liés au transport interne, à l’intendance et à l’organisation matérielle il est suggéré aux formations de concevoir des éléments de décors les plus légers, moins encombrants et moins volumineux que possibles.

Le spectacle ne saurait dépasser 60mn, joué en un fil conducteur et composant obligatoirement toutes les étapes du théâtre-forum :

> Le Warmin-up
> La représentation théâtrale
> Le procès
> L’avis d’Expert

Les thèmes sont laissés à l’appréciation des troupes, mais toutefois seront traités dans l’esprit et la philosophie du Théâtre Forum. A savoir des thèmes qui traitent des oppressions sociales ; qu’elles soient uniformes et existentielles ou spécifiques dans une communauté.
Cependant les créations futuristes et fictives ne sont pas encouragées.

Les productions se feront en expression libre : En Français ou dans la langue utilisée dans la localité de la troupe. Dans le principe de l’organisation du Festival, l’utilisation de n’importe quelle langue, ne doit constituer une barrière.

Les troupes retenues pour leur participation seront hébergées à l’école de Hann sur mer.

Chaque participant est tenu de venir avec son paquetage utilitaire (draps, savon, verre, cuillère…)

La restauration, l’hébergement et le transport intérieur des participants est à la charge de la commission d’organisation.

Les participants internationaux invités prendront sur eux-mêmes leurs frais de transport en avion, néanmoins le transport interne, l’hébergement et la restauration leurs sont assurés dans les conditions communes pour tous les participants.

Le transport est à la charge des troupes.

Pour les troupes de l’intérieur du pays, la commission d’organisation encourage l’implication des autorités municipales de leurs collectivités locales pour la prise en charge du transport Aller / Retour (En cas de succès la subvention devra être versée à la troupe.

Les troupes de la région de Dakar seront transportées au frais de la commission d’organisation et un défraiement pour le transport retour leur sera remis. Le montant du transport sera égal au tarif en vigueur dans la réglementation des transports en commun au niveau de la région de Dakar.

Le transport interurbain est à la charge des troupes.

Pour les troupes de l’intérieur du pays, la commission d’organisation s’attelle à saisir les maires des villes de résidence de la troupe sélectionnée pour son transport Aller / Retour.
Ces troupes devront appuyer la commission d’organisation et utiliser toutes leurs relations pour convaincre leurs autorités municipales.
La subvention devra être versée à la troupe.

La commission d’organisation souscrit une police d’assurance pour tous les participants et pour toute la durée de la manifestation.

Des dispositions complémentaires peuvent être prises par les troupes si besoin.

Ces critères d’appréciation sont conçus pour l’effet du FSTF et n’ont pas pour but la classification par ordre de médailles des prestations. Il s'agit simplement de faire suivre de façon participative et interactive un ensemble d’améliorations objectives et constructives des spectacles pour davantage outiller et renforcer les metteurs en scène et acteurs des compagnies.

Les éléments de référence sont les suivants :
> Effort de Création
> Thème
> Adaptation
> Mise en scène
> Interprétation
> Costumes
> Décors

Des récompenses symboliques seront attribuées sous le nom de Boal*, en référence à Augusto Boal, créateur du Théâtre Forum.
De par l’esprit du théâtre-forum, le Boal de Participation sera remis à toutes les troupes.

Des activités visant à présenter aux participants le quartier de Yarakh sont prévues. Il s’agit de la visite du parc et du zoo de Hann et d’une balade en mer.

Pour les participants sénégalais aura lieu une assemblée générale de la Fédération Sénégalaise de Théâtre Forum.

D’autres propositions de discussion ou d’animation de séances venant des groupes invités sont les bienvenues.